“La clave no es gastar el tiempo, sino invertirlo.”
Stephen R. Covey

Traducido del artículo original:  “How to Get Everything Done in a Startup“, de Laurie Stach

Dominar su tiempo es imprescindible para ser un empresario exitoso. Es un recurso precioso, y cómo y dónde asignarlo puede hacer o romper su empresa. Pero puede ser difícil priorizar las tareas o decidir cuánto tiempo gastar en cada una de ellas, especialmente si está empezando.

Todo empresario debe aprender a equilibrar el pensamiento grande con el pensamiento pequeño. Tenga una hoja de ruta general que muestre exactamente dónde quiere terminar y sus planes macro para llegar allí. Trace sus grandes hitos desde el principio, luego divida cada uno de ellos en hitos más pequeños e incrementalmente alcanzables y métricas de éxito para asegurar que se mantenga en el camino correcto. A partir de ahí, evalúe las maneras más eficientes en el tiempo para alcanzar cada meta. Suena bastante simple, pero vamos paso a paso.

Primero, determine los eventos significativos que mostrarán el verdadero crecimiento del negocio. ¿Está ofreciendo su producto para pre-ordenes o lanzando la versión beta de su aplicación? ¿Está alcanzando los 1000 clientes? ¿Quizás tener 100 visitantes diarios a su sitio web? ¿O enviar sus primeros productos a los consumidores?

Una vez que tenga una idea de los objetivos a los que apunta, sea realista acerca del tiempo que tardarán en alcanzarlos, pero también busque maneras de minimizarlos. ¿Cuál es el ritmo al que debe ir para llegar a 1000 clientes en la fecha prevista? ¿Cuál es la forma más inteligente y eficaz de hacerlo?

Luego, dé un paso atrás y haga un análisis de costo/beneficio, donde su “costo” es tiempo, en lugar de dinero. Pregúntese si el tiempo que está a punto de dedicar a una tarea determinada tendrá un impacto lo suficientemente grande como para que valga la pena. Sólo dedique su tiempo a las cosas que realmente harán una verdadera diferencia.

Por ejemplo, si usted planea pasar algunas horas extras refinando el tamaño de su mercado, pero sabe que sólo puede crecer de forma realista de 3.2 millones a 3.318 millones de usuarios, no valdría la pena esas horas. Por otro lado, si usted pudiera pasar 2-3 horas y crecer su tamaño de mercado de 3.2 a 4 millones, eso sería un gran uso del mismo tiempo.

O digamos que estás sopesando los pros y contras de pasar 40 horas (una semana completa de trabajo vale la pena) enviando correos electrónicos fríos a los clientes. Basado en sus campañas de email pasadas y estadísticas de la industria, usted sabe que su tasa promedio de apertura de email frío es del 10%, la tasa de clics es del 0.4%, y su tasa de compra/conversión es del 0.08%. Estos números sumarían menos de 1 cliente nuevo por 40 horas de trabajo. Poniendo en perspectiva, le tomaría más de 4 años de hacer nada más que correos electrónicos fríos sólo para adquirir 500 nuevos clientes. No vale la pena.

En cambio, en un escenario en el que usted está buscando aumentar su número de usuarios o consumidores, piense en maneras en las que puede pasar sólo unas pocas horas y obtener resultados potencialmente similares. Por ejemplo, ¿podría ser una buena estrategia tomar de 4 a 5 horas para llegar a amigos, antiguos colegas y otros contactos con el fin de captar nuevos clientes o quizás incluso asociaciones? Si es probable que rinda un puñado de nuevos clientes o asociaciones (quienes pueden entonces hacer algo del trabajo de difundir la palabra en su nombre) durante 1/10 del tiempo que le hubiera llevado ganar sólo una persona nueva, sí.

Del mismo modo, cuando usted está planeando maquetas, puede elegir pasar 10 horas para refinar una maqueta de papel y empezar a recibir retroalimentación y aprender de inmediato, o puede tirar 100 horas en un producto más refinado. Empiece simplemente, de modo que cuando llegue el momento de usar esas 100 horas se pueden gastar sabiamente y usted puede tomar decisiones basadas en lo que aprendió de su maquillaje de papel más simple. Nunca te metas directamente en el extremo profundo y comprometas una tonelada de tiempo si no tienes alguna base o una versión simple primero.

Luego, recuerde la regla 80/20 (o el Principio de Pareto): 80% del valor vendrá del 20% del trabajo o esfuerzo que usted ponga. En otras palabras, el 80% de sus ingresos provendrá del 20% de sus clientes, el 80% de sus clientes provendrá del 20% de sus esfuerzos de marketing, y así sucesivamente. El truco es entender qué 20% producirá los mejores resultados en cada escenario, luego dejar de preocuparse mucho por el resto.

Usted puede notar, por ejemplo, que aunque usted difunde el mercadeo en los medios de comunicación social uniformemente a través de Snapchat, Facebook, Twitter, Instagram, y LinkedIn, casi el 80% de sus clientes potenciales provienen de Facebook (en el que sólo está gastando el 20% de sus recursos). Es probable que usted puede facilitar en los sitios que no están dando resultados (o muy pocos) y tomar más tiempo para aumentar su juego de Facebook aún más.

Utilizar las herramientas y los marcos de trabajo adecuados, que he tratado en un artículo anterior, también puede ayudarle a dominar su tiempo como empresario. Desde gestionar una variedad de proyectos, hasta hacer que su marketing sea lo más fácil y ágil posible, pasando por asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén en la misma página para que el tiempo precioso no se desperdicie en señales mixtas y una comunicación deficiente.

Una de las herramientas más útiles que he discutido es la Matriz de Eisenhower. Esto le ayuda a priorizar las tareas que necesita completar diariamente o semanalmente clasificándolas como “urgentes e importantes”,”importantes pero no urgentes”,”urgentes pero no importantes”, o “ni importantes ni urgentes”. Tienes que ocuparte de cosas importantes y urgentes de inmediato. Debe programar tareas que son importantes pero no urgentes y realizarlas en un futuro próximo. Delegue lo que es urgente pero no importante para alguien de su equipo. Y desechar cualquier cosa que no sea urgente o importante.

Trate de empaquetar todo el trabajo significativo que pueda en su tiempo, pero tenga cuidado con los atajos. La multitarea puede parecer un enfoque asombroso a una agenda repleta, pero resulta que para la mayoría de nosotros consume más tiempo del que ahorra. La gran mayoría de las personas son terribles multitareas y tratar de dividir nuestra atención entre dos tareas puede reducir la productividad y la calidad en ambas. Y, debido a que nuestros cerebros necesitan tiempo para cambiar de marcha y reenfocar, la multitarea podría incluso hacer que ciertas tareas tomaran más tiempo de lo que tomarían si estuviéramos enfocados en ellas.

A menos que usted sea uno de los pocos que puede hacer multitarea con éxito, es mejor que evite este truco. En lugar de intentar hacer varias cosas a la vez, construya su horario para que pueda dedicarle toda su atención a una tarea a la vez. Cuando asuma un proyecto, esté completamente presente e inmerso, porque entregarse a lo que está delante de usted en todo momento aumenta las posibilidades de que siempre haga su mejor trabajo. Si usted tiene una tendencia a estar tan absorto que pierde la noción del tiempo, puede utilizar un temporizador simple para indicarle cuándo debe pasar al siguiente elemento de presión de su agenda.

Dominar su tiempo también es crucial para que no termine trabajando 70-80 horas a la semana mientras descuida cosas como el sueño y el autocuidado. La investigación indica que trabajar más de 50 horas a la semana no lo hace más productivo, e incluso puede hacerlo menos. Además, abre la puerta a los errores nacidos del agotamiento y aumenta el riesgo de agotamiento.

El simple hecho es que los humanos necesitan tiempo fuera del trabajo. Encontrar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada es importante en cualquier etapa del negocio, pero los fundadores a menudo encuentran más difícil de justificar en la fase inicial. Comprenden la idea de que dar todo a un negocio significa literalmente sobrecargarse de trabajo. Llevan largas horas como insignias de honor, sin darse cuenta de que probablemente están haciendo daño a su negocio, por no hablar de poner un terrible ejemplo y precedente para su personal.

Una mente descansada es una mente más aguda. Esto va para maximizar su tiempo de relajación, especialmente el sueño, pero también para tomar descansos para recargar. No te saltes el almuerzo o lo comas sin pensar en tu escritorio. Da un paseo rápido, come afuera, haz lo que sea que te dé un descanso en el cerebro y la oportunidad de reajustarte. Escapar, incluso por sólo 20-30 minutos, puede refrescarte y hacer que las ideas fluyan para un descanso más productivo del día.

Por último, limite el tiempo que pasa haciendo cosas que no tienen propósito y no traen nada positivo a su vida o negocio. Si bien es bueno pasar algún tiempo en los medios de comunicación social sobre una base regular, hacer o fortalecer las conexiones, interactuar con los clientes, ver lo que las tendencias del mercado son, y afinar su alcance de audiencia. Pero, no se deje caer en el abismo de ver una docena de videos, pasar horas sin objetivo comentar sobre los mensajes, o acechar a sus competidores. Establece los límites determinando cuánto tiempo realmente necesitas pasar en cada sitio social para mantenerte informado y conectarte con la gente, y adherirte a él. Aquí, de nuevo, puedes usar un temporizador para mantenerte honesto.

Desarrollar las habilidades y la mentalidad que para dominar el tiempo temprano en su carrera empresarial le servirá bien a través de todos sus esfuerzos futuros.

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